EFEKTIFITAS ORGANISASI DAN MANAJEMEN MENURUT PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN DAN PENDEKATAN SISTEM
EFEKTIFITAS ORGANISASI DAN
MANAJEMEN
MENURUT
PENDEKATAN PENCAPAIAN
TUJUAN DAN PENDEKATAN SISTEM
Oleh: ELKANA
GORO LEBA
a. Latar Belakang
Di tengah-tengah kehidupan yang
semakin kompleks dan perkembangan Ilmu Pengetahuan Dan Teknologi (IPTEK),
sangat sulit untuk diprediksi apa yang akan terjadi ke depan. Tantangan
globalisasi yang sangat menantang memaksa manusia harus mampu untuk beradaptasi
dengan keadaan yang ada (lingkungan). Dari hal itu, manusia berusaha keras
untuk bagaimana menghadapi kehidupan masa depan. Salah satu cara atau metode yang ditempuh adalah dengan
mengorganisirkan diri dalam sebuah organisasi dengan asumsi bahwa dengan
berorganisasi yang dimotivasi oleh tujuan yang hendak dicapai mereka mampu
untuk mengimbangi kompleksitas dari suatu perubahan sosial dan tantangan
globalisasi yang semakin tak terkendali.
Sebuah organisasi harus dibenahi dan dipelihara
secara efektif dan efisien. Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi itu, maka untuk menjamin kontinuitas dari sebuah
organisasi membutuhkan beragam pendekatan dan teori dengan kegiatan manajerial
yang efektif dan efisien.
Oleh sebab itu, dalam makalah ini akan
kami bahas tentang “EFEKTIFITAS
ORGANISASI MENURUT PENDEKATAN PENCAPAIAN TUJUAN DAN PENDEKATAN SISTEM”.
b. Tujuan
Beberapa indikator yang menjadi titik
tolak dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
- Ukuran Keefektifan dan Keefisiensi sebuah organisasi dan manajemen menurut pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan.
- Kriteria Efektifitas Organisasi dan Manajemen
- Mendeskripsikan apa yang dimaksud dengan pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan.
- Bagaimana pandangan Pendekatan Sistem dan Pendekatan Pencapaian Tujuan terhadap Organisasi dan Manajemen.
- Mengidentifikasi masalah yang di hadapi Organisasi dan Manajemen khususnya menurut kedua pendekatan di atas.
Sekilas tentang apa itu Efektifitas?
Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya,
sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan
sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa kegiatan yang
dijalankannya. Efektifitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya
sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran,
berarti makin tinggi efektifitasnya. Demikianlah yang dikemukakan oleh Sondang
P. Siagian (2001 : 24). Seorang manajer dikatakan efektif apabila hasil yang
diperoleh lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan oleh organisasi yang
dikelolanya. Berangkat dari pernyataan itu, maka Efektifitas juga merupakan “hasil
guna” dari sumber daya yang digunakan. Berbicara tentang efektivitas, maka
ada koherensinya dengan Efisiensi. Jadi
Efisiensi merupakan “daya guna” dari
apa yang dimiliki oleh organisasi untuk menunjang pencapaian tujuan dari sebuah
organisasi itu. Tinggi rendahnya daya guna dari suatu sumber daya yang dimiliki
sebuah organisasi akan mempengaruhi produk baik itu barang maupun jasa yang
menjadi Output dari organisasi itu yang tidak terlepas dari tujuan awal
organisasi itu sendiri.
Macam-macam
efisiensi dan efektifitas:
- Efisiensi Internal
Efisiensi ini menunjukan efektifitas organisasi dalam menggunakan
berbagai macam sumber daya yang dimilikinya.
- Efisiensi Eksternal
Menggambarkan kemampuan organisasi dalam
mendapatkan segala jenis sumber daya yang diperlukannya.
- Efektifitas Internal
Menunjukan besarnya perolehan pekerja yang bekerja dalam suatu
organisasi. Biasanya yang menjadi ukuran adalah motivasi untuk para karyawan
dan hubungan antar personal.
- Efektifitas Eksternal
Menggambarkan kemampuan organisasi untuk memberikan rasa puas kepada
setiap elemen. Efektifitas eksternal ini juga menyangkut hubungan antar
organisasi dengan keseluruhan elemen dari lingkungannya. Organisasi harus terus
membina hubungan baik terhadap lingkungan dengan menciptakan rasa puas, aman
dan sebagainya terhadap lingkungannya.
Adapun beberapa kriteria untuk mengukur efektifitas dari sebuah
organisasi antara lain sebagai berikut:
- Inherent dalam kedudukan pimpinan terdapat wewenang bahkan kekuasaan tertentu dan semakin tinggi kedudukan seseorang maka kekuasaannya pun semakin besar. Apabila tujuan pribadi dijadikan tujuan organisasi maka sangat berbahaya untuk penyalahgunaan kedudukan, wewenang dan kekuasaan itu mudah menjadi kenyataan.
- Sikap dan rasa takut bawahan terhadap atasan karena mungkin pimpinan bersikap atas dasar “likes and dislikes” dan bukan atas penilaian bawahan berdasarkan kriteria yang obyektif.
- Loyalitas yang timbul di kalangan bawahan bukan kepada organisasi, akan tetapi kepada seseorang yang pada saat tertentu menduduki jabatan pimpinan dalam organisasi.
Hal-hal seperti itu perlu di jaga dan diwaspadai agar jangan sampai
terjadi karena dalam sebuah organisasi
ada dua hal utama yang harus tetap dijaga dan dipelihara bahkan ditingkatkan
yakni:
a) profesionalisme, dan
b) loyalitas
4. Relatif mudah pergantian pimpinan tanpa melalui prosedur. Hal ini
akan sangat berbahaya terhadap tujuan sebuah organisasi. Namun agar tidak
terjadi hal seperti itu ada beberapa hal yang ditawarkan S.P.Siagian:
a) kejelasan masa jabatan kepemimpinan
seseorang
b)
kejelasan prosedur pergantian pimpinan
c)
usaha yang sistematis untuk mempersiapkan calon-calon pimpinan yang
berkualitas.
A. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Pencapaian Tujuan
Pendekatan Pencapaian tujuan (goal
attainment approach) menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus
dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan (ends)
ketimbang caranya (means). Yang
termasuk pencapaian tujuan yang populer adalah memaksasimalkan laba, memaksa
musuh untuk menyerah, memenangkan pertandingan basket dan lain sebagainya.
Asumsi-asumsi
Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi adalah kesatuan yang
dibuat dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki tujuan-tujuan
akhir, tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik, relatif sedikit
agar mudah dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota arganisasi.
Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah
ukuran yang tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.
Membuat Tujuan Menjadi Operasional
Para pengambil
keputusan akan menggariskan tujuan-tujuan itu sejauh mana sebuah organisasi
telah mencapai tujuannya. Apa bila kemudian mereka temukan ada tujuan-tujuan
yang masih belum tercapai maka dengan cara yang berbeda mereka menetapkan
tujuan mana yang belum dicapai atau bahkan sangat sulit dicapai, maka akan
menyusun strategis yang mungkin lebih efektif dari sebelumnya. Dan dapat
dijadikan sebagai bidang operasional dari organisasi itu.
Masalah-masalah
Dalam
mencapai keefektifannya pendekatan ini banyak menuai masalah.
1)
kemajemukan tujuan dari sebuah organisasi.
2)
keadaan lingkungan yang dinamis dan kompleks
3)
ulahnya para anggota yang memiliki tujuan yang bertentangan dengan tujuan
organisasi.
B. Efektifitas Organisasi dan Manajemen Menurut Pendekatan Sistem
Pendekatan ini berasumsi bahwa organisasi terdiri atas sub-sub bagian
yang saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini mempunyai performa
yang buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap performa keseluruhan
sistem.
Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan
dan saling tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka
pencapaian tujuan.
Dalam pendekatan ini terkandung beberapa pengertian, antara lain:
- Input
Input
merupakan berbagai unsur yang masuk kemudian dikelola sedemikian rupa oleh
organisasi.
- Pengolahan
Kegiatan mengubah input menjadi output.
c. Output
Hasil
yang diperolah dari pengolahan tersebut di atas.
d. Umpan Balik
Umpan balik berhubungan dengan apa reaksi eksternal dari hasil
proses pengolahan dari organisasi itu. Pada umumnya terdapat dua umpan balik
yakni umpan balik positif dan umpan
balik negatif. Positif menunjukan
adanya persetujuan tentang hasil dari organisasi itu kepada masyarakat
sedangkan umpan balik negatif menunjukan adanya ketidakpuasan dari apa yang
dihasilkan oleh organisasi itu.
- Subsistem dan Suprasistem
Dalam organisasi terdapat subsistem-subsistem. Dalam subsistem itu
terdapat lagi susubsistem-susubsistem demikian seterusnya hingga kesatuan yang
terkecil. Dalam susubsistem itu terdapat lagi suprasistem atan supersistem
yaitu lingkungan yang lebih luas.
Lingkungan adalah keseluruhan faktor-faktor yang mempengaruhi dan
dipengaruhi oleh perilaku manusia. Oleh sebab itu, maka antara lingkungan dengan manusia ada saling mempengaruhi.
KESIMPULAN
Keberhasilan
dari sebuah organisasi dalam mencapai tujuan adalah ukuran untuk melihat
efektif tidaknya atau efisien tdaknya organisasi itu.
Pendekatan pencapaian tujuan berasumsi bahwa organisasi adalah
kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional dan mencari tujuan yang memiliki
tujuan-tujuan akhir, tujuan yang teridentifikasi dan ditetapkan dengan baik,
relatif sedikit agar mudah dikelola, harus ada kesepakatan umum antar anggota
arganisasi.
Oleh sebab itu, pencapaian tujuan yang berhasil menjadi sebuah
ukuran yang tepat tentang keefektifan sebuah organisasi.
Sedangkan pendekatan sistem berasumsi bahwa organisasi terdiri atas
sub-sub bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini
mempunyai performa yang buruk, maka akan timbul dampak negatif terhadap
performa keseluruhan sistem.
Sistem adalah keterpaduan berbagai faktor yang saling berhubungan
dan saling tergantung dan terikat oleh asas-asas tertentu dalam rangka
pencapaian tujuan.
DAFTAR REFERENSI
1. Dr. Ir. Hari Lubis,
S.B. 1987. Teori Administrasi (Suatu Pendekatan Makro). Jakarta:
2. Dr. Siagian, S.P,
M.P.A. 1978. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta:
Gunung Agung.
3. Drs. Sarwoto. 1991.
Dasar-dasar Organisasi dan Manajemen. Jakarta:
Gunung Agung.
4. Drs. Sutarto. 1988.
Dasar-dasar Organisasi. Jogyakarta: Gajah
Mada University
Press.
5. AM. Williams (1965), Organization of Canadian Government
Administration.Ottawa
6. Richard L. Daft
(1986), Organizational Theory and
Design. New York.
7. Yayat Hayati Djatmiko
(2002), Perilaku Organisasi.
Alfabeta-Bandung.